Prof. Dr. Ünsal Sığrı
Başkent Üniversitesi İşletme Yönetimi Öğretim Üyesi, KOBİ ve Aile Şirketleri Uzmanı, Ankara.
KOBİ’ler; KOSGEB tanımına göre “yıllık net satış hasılatı” üst limiti 40 milyon TL olan ve yıllık çalışan personel sayısı üst limiti 250 çalışan olan işletmelerdir. Türkiye ekonomisinde önemli yer tutan KOBİ’ler; tüm işletmeler arasında % 99, istihdamdan aldıkları payda % 77, yatırımdan aldıkları payda % 59 ve ülkemizde yarattıkları katma değerde % 45 orana sahiptirler. KOBİ'lere; rekabet güçlerini artıracak, büyümeleri için yol gösterecek, yeni pazarlara açılmasını sağlayacak taktikler verecek, karşılaştıkları yönetsel sorunlar karşısında çözüm önerileri sunacak olan KOBİ Danışmanı, bir anlamda “aile hekimleri” gibi çalışacak bir danışman olarak “KOBİ’lerde Kurumsallaşma” konusunda da uzman olmalıdır.
KOBİ’lerin büyük çoğunluğu aile şirketleridir. Aile şirketi, pay ortaklığının aile üyelerine ait olması değil, yönetim süreçlerinin ailede olmasıdır. Aile şirketleri açısından; kurumsallaşma yani Değişimi gerçekleştirme kabiliyetinin bulunması önemli bir niteliktir. Aile şirketleri, ekonomilerin dinamosudur. Kurumsallaşmış şirket, otomatik pilot gibidir. Patronları-sahipleri gereksiz kılmaz, aksine onların daha verimli olabilmelerini sağlayan bir yapı kurar. Aile şirketi, ailenin geçimini sağlamak ve/veya mirasın dağılmasını önlemek amacıyla kurulan, ailenin geçimini sağlayan kişi tarafından yönetilen, yönetim kademelerinin önemli bir bölümü aile üyelerince doldurulan, kararların alınmasında büyük ölçüde aile üyelerinin etkili olduğu ve aileden en az iki jenerasyonun kurumda istihdam edildiği şirkettir. Aile şirketlerin sosyali, siyasal ve ekonomik açıdan çok önemli bir konuma sahiptir. Aile şirketlerinin ülke ekonomisine, istihdam, üretim ve gelişimin artması, dolayısıyla kalkınma düzeyinin yükselmesi ve gelir dağılımındaki düzensizliğin azalması yönünde ciddi bir katkı sağladıkları görülür. Ekonomik katkının yanı sıra, sosyal ve siyasal açıdan bir denge unsuru olarak da ülkeye katkıda bulunurlar.
KOBİ’lerin çoğunluğunu oluşturan aile işletmelerinin devamlılıklarının sağlanarak sonraki kuşaklara devredilmeleri amaçlanmaktadır. Ancak bu devrin gerçekleşmesi oldukça zor bir süreçtir. Örneğin ABD’de, ortalama olarak, yeni kurulan aile işletmelerinin %40’ı daha ilk beş yılda yok olmakta geri kalanların %66’sı birinci kuşakta batmakta veya el değiştirmektedir. Dolayısıyla ikinci kuşağa kadar yaşayabilen aile işletmelerinin oranı %20’yi geçmemekte ve hatta bu %20’nin ise ancak %17’si üçüncü kuşağa kadar devam edebilmektedir. Sonuçta, birinci kuşak tarafından kurulmuş olan, 100 aile işletmesinden sadece 3.4 tanesi üçüncü kuşağa dek yaşamını sürdürebilmektedir. İngiltere’de de durum benzerdir. Oradaki ortalama ise %3.3 düzeyindedir.
Kurumsallaşma denilince ilk akla gelen, patronların işten ellerini çekmeleri ve işin tamamının profesyonel kişilere devredilmesi gibi yanlış bir anlayış gelebilir. Patron işi bırakmamalıdır. Patron çalışanları ile birlikte çalışma ruhu oluşturabilmelidir. Şirket aile şirketi ise, aile bireyleri o iş için uygunluk gösteriyorsa, yetki ve sorumluluk alıp devredebiliyorsa şirkette çalışmalarında bir problem yoktur. Kurumsallaşma; yönetimin bir sisteme oturtulması ve aile bireyleri de dahil olmak üzere tüm çalışanların bu kurallar doğrultusunda yönetilmesidir. Oluşturulan sistemin tüm parçaları ve görevler çok iyi belirlenmelidir.
Tanımdan da anlaşılacağı gibi firmadaki tüm faaliyetlerin (üretim, finans, muhasebe, insan kaynakları, personel alımı, satış, satın alma vb.) birbiriyle koordinasyon içinde yürütülmesi için her aşamada yapılması gerekli kurallar belirlenmeli ve yazılı prosedüre oturtulmalıdır. Bu sistem ile işletmenin şahıslara bağlılığı önlenmiş olacaktır.
Patronların kurumsallaşma sürecinde işlerinin başında bulunmaları, kontrol etmeleri ve karar merci olmaları normaldir. Fakat işletmedeki tüm bölümlerdeki faaliyetleri, bölümler arasındaki iş düzeni, personel alımındaki kriterler, hisse dağılımı, yönetimdeki yer alan yöneticilerin kriterleri, yönetim devir planı, işletmenin hedefleri, misyon ve vizyonu yazılı olarak hazırlamaları gereklidir. Bu şekilde iş düzeni daha kolay sağlanarak, kişilere bağımlılık azalacaktır. Hazırlanan bu kurallar işletmenin kültürünü oluşturur. Burada önemli olan bu kuralların herkes için aynı uygulanması olacaktır.
Kurumsallaşmayı belirli sabit kriterlere oturtmak doğru değildir. Çünkü kurumsallaşma işletmenin yapısına, büyüklüğüne, özelliğine, kültürüne göre farklılık gösterecektir. İşte bunun için KOB İ Danışmanlarının işlevleri çok önemlidir. İçinde bulunulan duruma ve çalışılan işletmeye uygun olarak butik danışmanlık verilmesi, KOBİ Danışmanlarının temel görevidir. Şirket büyüme kararı almış ve büyümenin getirdiği sıkıntıları yaşamaya başladığı zaman kurumsallaşmayı da düşünmelidir. Küçük işletmelerde kurucu kişi, aile üyeleri ve az sayıda çalışan ile iş düzenini çevirmeye çalışırlar. Firmada kararlar çabuk alınır, problemler kısa sürede çözülür, herkes işi sahiplenir kısaca işletmede bir dinamizm vardır. Bu işletmeler için kurumsallaşma gereksizdir. Çünkü kurumsallaşma belirli bir raporlama ve bürokrasi işlemlerini beraberinde getirecek, işletme ivediliğini kaybedecek hantallaşacaktır.
İşletme belirli bir büyüklüğe geldiğinde artık aile bireyleri, kısıtlı çalışanları ile işlere yetişemezler, işler aksamaya başlar, sürekli problemler yaşanır ve işlerin yürütülmesi mümkün olmaz, işletmede yeni birimlerin oluşmasına ihtiyaç vardır. Örneğin, insan kaynakları, finans, üretim bölümü, ar-ge, pazarlama bölümü gibi. Tabi bu bölümlere yöneticilerin de getirilmesi gerekir. Artık patronun işin gidişatını görebilmesi için raporlara ihtiyacı vardır, çalışanları ile yakın ilişkisinin yerini seviyeli iletişime bırakır. İşletmede bürokrasi artar. İşte bu düzeye gelen işletmeler için kurumsallaşma gereklidir.
Kısaca “Kurumsallaşma = Şirketin (işin) kurumsallaşması + Ailenin kurumsallaşması + Şirkette kuvvetler ayrılığı” formülü ile ifade edilebilir. “Kişilerin keyfiyeti yerine, bir sistem kurmak” anlamına gelen kurumsallaşmanın neden önemli olduğu aşağıdaki maddelerde vurgulanmaktadır:
-
Kurumsal refleksin yerleşmemiş olduğu durumlarda, can havliyle gösterilen tepkiler ve alışkanlıklar öne geçer. Sürdürebilirliği ve uygulamalardaki istikrarı güçlendirir
-
Kurumsallaşma, “ortak aklı” tesis edecek “katılımcı yönetime” daha fazla ağırlık verir.
-
Sahiplik ve yönetim erkleri birbirinden ayrıldığında, bir sistem kurmak gereklidir.
-
Düşünüp de yapamadıklarımız, zaman bulup da ele alamadıklarımız, aklımızdan geçirip de söyleyemediklerimiz kurumsallaşmada ele alınır.
-
Dünya’da KOBİ’lerin ilk 5 yıl içinde ayakta kalma oranı % 20 ile % 40 arasındadır.
-
Ülkemizde ilk 5 yıl sonunda ayakta kalma oranı % 40 civarındadır.
-
İşletmeler büyüdükçe yaşama şansları artmaktadır. Pedal çevirmez isek bisikletten düşeriz.
-
Kurumsallaşma, hayatta kalma ve büyüme kararlılığında olan orta ve küçük büyüklükte işletmeler için önemlidir.
